近來，倉庫貨物錯發(fā)到門店的問題比較嚴重，基本上平均每天一次，銷售部門為此提出了投訴。王二考慮到員工比自己更熟悉業(yè)務(wù)，準備使用頭腦風(fēng)暴的方法，征集發(fā)貨差錯的原因，以便有針對性地進行整改。
頭腦風(fēng)暴法又稱智力激勵法，是現(xiàn)代創(chuàng)造學(xué)奠基人美國奧斯本提出的。成功的頭腦風(fēng)暴會議，應(yīng)遵循下面的原則：
頭腦風(fēng)暴會議規(guī)則
于是周例會的時候，王二組織了一次頭腦風(fēng)暴會議。驚嘆于員工的創(chuàng)造力，提出了N多原因。有些理由令王二哭笑不得，連愛情動作片都出來了。我去，王二默念了“我叫不生氣”200遍，又把《般若波羅蜜多心經(jīng)》(這是唐三藏翻譯的，不是作者寫滴)念了五回：
觀自在菩薩，行深般若波羅蜜多時，照見五蘊皆空，度一切苦厄。舍利子，色不異空，空不異色，色即是空，空即是色，受想行識亦復(fù)如是。舍利子，是諸法空相，不生不滅，不垢不凈，不增不減。是故空中無色，無受想行識，無眼耳鼻舌身意，無色聲香味觸法，無眼界乃至無意識界，無無明亦無無明盡，乃至無老死，亦無老死盡，無苦集滅道，無智亦無得。以無所得故，菩提薩埵。依般若波羅蜜多故，心無掛礙;無掛礙故，無有恐怖，遠離顛倒夢想，究竟涅槃。三世諸佛，依般若波羅蜜多故，得阿耨多羅三藐三菩提。故知般若波羅蜜多，是大神咒，是大明咒，是無上咒，是無等等咒，能除一切苦，真實不虛。故說般若波羅蜜多咒，即說咒曰：揭諦揭諦，波羅揭諦，波羅僧揭諦，菩提薩婆訶。
終于使自己平靜下來，把大家的問題分類匯總，提出了解決方案。
引起發(fā)貨差錯的問題及處理措施
倉庫裝箱區(qū)域的空間比較小，也就100來平。平時大家揀完貨，見縫插針，有空就放。揀貨時盡管通過揀貨單編號實現(xiàn)了同步，但畢竟涉及各區(qū)域的商品有多有少，不一定那么平衡，大家的速度也有快有慢。所以經(jīng)常某一個區(qū)發(fā)完了，放了一圈。其他區(qū)域的庫管需要一個個挨著找，以便把同一個店的貨放在一起。
開始大家提議，讓訂單處理員打印揀貨單時，把門店的名字用記號筆寫大一點，字大了不方便找嘛。實施后發(fā)現(xiàn)不行，揀貨單用完以后都是放在貨上，字再大遠處也看不清，無效果。
后來，王二覺得如果讓門店名字立起來的話，可能會好些。這樣大家站在門口，就能知道哪個店的貨應(yīng)該放到什么位置。
想起夏天大街上發(fā)小廣告的經(jīng)常會發(fā)些小扇子，塑料的那種。王二找了些來，買了些即時貼，請倉庫的書法高手逐一寫了店名，做成標牌。要求大家第一個放貨的，找這個店的牌子插那，字向門口。
剛開始還好，時間長了大家覺得麻煩，關(guān)鍵是店多，找牌子的功夫就得好幾分鐘。還有粗心的，連牌子都裝箱子里發(fā)門店去了。
最后，一位主管出了個主意。把倉庫的裝箱區(qū)域分成10份，劃上線，從0到9編號。大家放貨時按揀貨單編號的尾號放置。比如56號揀貨單，貨就放到6號處。因為裝箱組員工都是倉庫的精英，工作速度很快，一般不會出現(xiàn)56號和66號放在一起、裝箱進度滯后的情況。這比放牌子方便多了，這個問題算是解決了。
還有就是裝箱單書寫。倉庫因為所有業(yè)務(wù)全是手工操作，為了控制差錯率，規(guī)定裝箱時一人裝，同時讀出商品型號;另一人手寫裝箱單，內(nèi)容包括箱號(這是第幾箱)、商品編號及數(shù)量。該單所有的商品裝箱完畢，裝箱單再和揀貨單互相核對，以確保無誤。
裝箱單的書寫有兩個作用：一是按貨寫，能準確記錄實際發(fā)貨商品;二是作為倉庫發(fā)貨依據(jù)。如某個商品發(fā)到門店，對方?jīng)]找到出現(xiàn)爭議，這個時候使用裝箱單作為唯一發(fā)貨依據(jù)，可以直接告訴對方哪個貨在幾號箱子里，讓門店重新查找。
看起來比較繁瑣、機械，但對于控制發(fā)貨差錯率，作用還是比較大的。
那么，為什么裝箱的時候，不能一個人裝并讀出型號，另一個人在揀貨單上劃鉤確認呢。原來試過，這種情況下，就沒有發(fā)貨依據(jù)了。
另外，汽車配件很多型號都很相近，如果用劃鉤確認的方式會出問題，比如12499和13499，7307和7037，稍一疏忽就容易發(fā)混。并且，貨物到底裝到哪個箱子里去了，也無法登記下來。
實踐證明，裝箱單不能取消。當(dāng)然，如果用PDA裝箱的話，可以直接生成裝箱單，就不用手寫了。
為保證大家不漏寫，王二沒有更好的辦法，決定采用經(jīng)濟制裁手段。規(guī)定發(fā)貨不寫裝箱單，一次扣30分，要知道倉庫員工考核滿分才40。如果被罰一次，這個月的考核工資就乘風(fēng)而去，消失在無邊無際的天空中了!同時，王二要求書寫裝箱單的員工必須簽名，平時不定期檢查，只要發(fā)現(xiàn)違規(guī)同樣扣30分。
哪里有反抗，哪里就有壓迫。大家迫于壓力，本著“沒成為老大之前，就尊重現(xiàn)在的老大”的原則，不得不改變工作習(xí)慣，老老實實地按要求書寫裝箱單。
整改之后，情況好了很多，發(fā)貨差錯從一個月30次左右，降到了大約20次，盡管還是偏高，但是進步了。
商品發(fā)貨時，除了發(fā)錯型號、數(shù)量外，還有另外一種情況就是發(fā)錯地址。例如：把A店的貨發(fā)到B店去了。盡管這種情況不多，麻煩可就大了。少收貨的店會找倉庫，有一小撮多收貨的店，咳咳，俺沒看見啊!!
My Dog!這可咋整呢?
打鐵還得自身硬，王二決定先從內(nèi)部管理做起。
配件商品可分為兩類：整件商品和散件商品。整件商品比如蓄電池，肯定會單獨發(fā)貨，不會打包，只確認箱數(shù)(物流行業(yè)一般稱為件數(shù))就行了。由于這類商品批量大，因此并不放到裝箱區(qū)域，直接搬運到發(fā)貨區(qū)。而散件商品就是量小、不規(guī)則的商品，需要人工裝箱、打包后發(fā)運。
王二規(guī)定：散件商品裝箱復(fù)核后，封箱，貼上箱貼(比如內(nèi)附清單、此面向上、易壓勿碎，哦易碎勿壓，等等)。復(fù)核人在裝有發(fā)貨單據(jù)的箱上，用記號筆注明總件數(shù)，標記如“C店4/23”，4是指散件商品一共四件，23是指該店所有商品共23件，其他19箱是整件商品，在外邊的發(fā)貨區(qū)放著呢。
貨從裝箱區(qū)域搬運到發(fā)貨區(qū)域后，在發(fā)貨區(qū)的一塊黑板上登記件數(shù)。比如上面的情況就是C店23，然后把拉出來的4箱散貨，放到另有19件貨的托盤上。由于有的店一天可能有兩張以上的訂單，所以揀貨、裝箱也分成多批。
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每天晚上合并發(fā)貨，以便減少運費(件數(shù)越多單件運費越低)。如上午一單12件，下午一單7件，怎么寫呢?開始，大家先把上午寫的數(shù)量擦掉，把兩單加在一起寫上19。但后來發(fā)現(xiàn)容易亂。有的同事好心，張三寫了個19，李四過來又加了個7，變成了26，這樣數(shù)量就對不上了。
最后約定用“加”的辦法，即搬運出來多少就寫多少，然后用“+”號標識。如上一例就寫“C店12+7”，清楚地標識出是兩單，每單各多少件。
王二又申請經(jīng)費買了臺標簽打印機。要求以后發(fā)貨時，都必須貼上發(fā)貨標簽。這樣有兩個好處：一是有標貼的貨，交付給貨運公司不容易弄混;二是在貼標簽過程中，如果總件數(shù)不對，標貼就會多或少出幾張，那就得重新復(fù)核。因為標簽張數(shù)是按發(fā)貨黑板上登記的總件數(shù)打印的。
再就是要求裝卸組，晚上給貨運公司裝車時，再確認一遍總件數(shù)。同時不允許貨運公司人員自己取貨裝車。貨運公司開完發(fā)貨單據(jù)后，需要確認開列的件數(shù)無誤。發(fā)貨單據(jù)相當(dāng)于運輸合同，要求配送組負責(zé)，保留至少半年備查。
內(nèi)部能想的辦法都想了，但發(fā)錯貨門店不認咋辦泥。王二無奈之下求助于領(lǐng)導(dǎo)。老大哥指示：我們和門店是一家人，雙方必須互相信任，這是基本的原則，不容褻瀆。對于部分愛貪小便宜的門店，可以采取倉庫有意發(fā)錯貨(多發(fā))的方式，看門店是否反饋。若不反饋就處罰店長。好辦法啊!當(dāng)然這種情況下，倉庫如果想瞞報發(fā)貨差錯次數(shù)也不大可能了。
不管怎么個仔細法，因為是純手工操作，所以發(fā)貨差錯無法完全避免。為些，王二制定了發(fā)貨差錯處理規(guī)則。
1、發(fā)貨差錯是指因倉庫原因所造成的配送商品數(shù)量、型號與客戶訂單不符。
2、發(fā)貨差錯的數(shù)量及型號認定以裝箱單為準。
3、門店(客戶)發(fā)現(xiàn)的發(fā)貨差錯，通過QQ或其他社交工具提交給訂單處理員。訂單處理員根據(jù)反饋內(nèi)容，核實裝箱單、確認倉庫該商品當(dāng)前庫存數(shù)量，審核發(fā)貨流程并進行回復(fù)。
4、已認定的發(fā)貨差錯包括少發(fā)、多發(fā)、發(fā)錯型號3種情形，分別依據(jù)下述規(guī)則處理(所有反饋要求在收貨2個工作日以內(nèi))。
發(fā)貨差錯處理規(guī)則
5、倉庫對于員工營私舞弊，發(fā)貨故意不寫裝箱單、裝箱單與實物不符等情況將嚴肅處理，處分從扣發(fā)當(dāng)月工資直至開除公職。
6、門店或客戶對倉庫裝箱單數(shù)量或型號有異議時，可提供相關(guān)證據(jù)如照片、視頻監(jiān)控錄像等，若能明確責(zé)任按上述規(guī)則處理，否則雙方協(xié)商處理方案。
7、對于發(fā)貨差錯，訂單處理員進行數(shù)據(jù)匯總，每周一通報物流部經(jīng)理，依據(jù)考核方案對相應(yīng)責(zé)任人進行獎懲。
多管齊下，倉庫發(fā)貨差錯率持續(xù)下降，平均每個月已經(jīng)維持在15次以下了。月均訂單6萬多行，發(fā)貨差錯控制在15行以下，就人工管理來說算是不錯了。
于是，王二很滿意，自俺感覺良好。
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