在實際操作中，一般企業(yè)還是存在一些管理漏洞，如年底盤點時，倉庫帳目與實際庫存量不符，有的甚至不能查明原因，連倉庫管理員自己都不清楚。
這些問題的產(chǎn)生，有的是因為管理方面的漏洞，有的則是管理人員缺少系統(tǒng)方面的觀念意識，沒有善用系統(tǒng)，輔助對倉庫加強管理。
本文將通過一些實操案例，揭示如何通過ERP系統(tǒng)對倉庫進行限時性設(shè)定，從而最大程度上保障企業(yè)庫存的準確性與安全性。
虛擬庫存的設(shè)定
企業(yè)在生產(chǎn)管理中，有時候需要委外加工。如有個訂單，企業(yè)若自己生產(chǎn)的話，無法滿足客戶的交期。所以，就把這張訂單委托給外面的加工商進行生產(chǎn)。加工商根據(jù)企業(yè)給的加工任務(wù)，到企業(yè)領(lǐng)取原材料。
但是，因為這個加工商在企業(yè)內(nèi)部，那企業(yè)要如何管理這些因委外生產(chǎn)的材料而發(fā)出去的物料呢?
在手工管理中，主要存在如下問題：
1、委外的材料，企業(yè)無法有效進行追蹤。倉庫只把材料發(fā)出去就算了，沒有后續(xù)的追蹤。當加工商把委外生產(chǎn)的產(chǎn)品入庫時，倉庫管理人員對剩余的材料也不做處理，即使有多的材料，其也不向加工商索取。
2、有時候，企業(yè)會把有些常用的原材料，如PVC料、包裝袋等常規(guī)材料，多發(fā)給加工商，而不是根據(jù)生產(chǎn)的需用量來發(fā)料。對于這些材料如何追蹤與管理，是一個非常頭疼的問題。
在ERP管理中，我們可以把加工廠當作是企業(yè)的一個倉庫，發(fā)給加工商的材料，都當做材料的移庫，即把原材料從企業(yè)的原材料倉庫移到加工商倉庫，當成品入庫時，再利用“自動扣料”等功能，把材料從加工商倉庫扣除。
如此，企業(yè)要求對方生產(chǎn)多少，對方完工多少，就扣多少的材料。這么控制后，即使企業(yè)多發(fā)材料給加工商，也沒有關(guān)系。可以通過查詢加工商倉庫，就可以知道加工商那邊還有多少材料，無論是時候追蹤，還是發(fā)料扣減，都非常的方便。
禁止負數(shù)出庫
利用以前一些簡單的進銷存系統(tǒng)，有時候會有一個奇怪的現(xiàn)象。如有時候會發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)的帳上，倉庫物料庫存數(shù)量竟然會是負數(shù)，這與實際明顯不符。物料最多用完，數(shù)量為零，怎么會出現(xiàn)負數(shù)呢?出現(xiàn)負數(shù)，則說明庫存的帳目與實際肯定不符。這是一個明顯的錯誤。
在ERP系統(tǒng)中，加入了這一控制，即不允許負數(shù)出庫。這可以督促用戶，及時輸入單據(jù)。
在實際管理中，可能會出現(xiàn)這一問題。如供應(yīng)商上午10點送來材料，在材料還沒入庫點收，生產(chǎn)人員為了趕交期，就跟倉庫人員在門口“搶”材料，直接把原材料拉到了車間生產(chǎn)線上，進行生產(chǎn)。而倉庫人員會以材料沒有入庫為借口，不入入庫單;而車間人員事后補領(lǐng)料單領(lǐng)料。入庫沒入，直接領(lǐng)料，庫存數(shù)量就會出現(xiàn)負數(shù)。有了倉庫不能負數(shù)出庫的限制，則在ERP系統(tǒng)帳上沒有材料的數(shù)量時，領(lǐng)料單無法審核，領(lǐng)料人員也就領(lǐng)不出材料了。
這個限制，就有利于用戶遇到一些特殊情況，如急單的情況，發(fā)現(xiàn)問題就處理一個問題，而不會相互的推委，最后，導(dǎo)致問題一大堆。
入出庫單，必須有來源單據(jù)
在ERP系統(tǒng)中，可以做此限制，任何涉及到入庫、出庫的東西，都必須要有原始單據(jù)。如供應(yīng)商在入庫時，必須要有采購單，沒有采購單，入庫單就無法審核，無法打印，即使供應(yīng)商把材料放在企業(yè)，供應(yīng)商也沒有單據(jù)可以向企業(yè)催款;沒有領(lǐng)料單，倉庫也不可能直接把貨發(fā)給車間，因為如此做的話，必然會導(dǎo)致帳實不符，到時候，倉庫管理員要承擔(dān)這個責(zé)任的，其很可能會因此丟了這個飯碗，所以，倉庫管理員不會賣這個人情。
除了控制外，還有利于事后稽核。企業(yè)管理人員只要一查系統(tǒng)，不用幾秒時間，就可以查到哪些出庫動作沒有原始單據(jù)。這比企業(yè)一張張的去查詢出貨單、入庫單，要方便的多。企業(yè)甚至可以做到，每天稽核一次，也不需要花費用戶多少時間。
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