租船訂艙是租船和訂艙的合成詞。租船訂艙，在貨物交付和運輸過程之中，如貨物的數量較大，可以洽租整船甚至多船來裝運，這就是“租船”。如果貨物量不大，則可以租賃部分艙位來裝運，這就是“訂艙”。
租船訂艙的準則
1、出口公司根據船公司提供的船期表掌握船、貨情況，在船舶抵達港口或截止簽單前，及時辦理托運手續。
2、出口公司辦理訂艙手續時，力求準確無誤，盡量避免加載(增加訂艙數量)、退載和變載的情況發生，以免影響承運人和船、貨代理人以及港務部門的工作。
3、對于發生額外特殊貨物，如散裝油類，冷藏貨和鮮活貨物的訂艙，出口公司應事先通知承運人或船、貨代理人，并列明要求。
租船訂艙的流程
1、出口公司填寫托運單，作為訂艙依據。托運單是指托運人(發貨人)根據買賣合同和信用證內容填寫的向承運人或其代理人辦理貨物托運的單證。承運人或其代理人根據托運單內容，結合船舶的航線掛靠港、船期和艙位等條件綜合考慮，認為合適即可接受托運。
2、船運公司或其代理人收到托運單后，經審核確定接受承運，即將托運單的配艙回單退回，并發給托運人裝貨單。裝貨單(俗稱下貨紙)是接受人托運人提出裝運申請的船公司或外輪代表公司簽發給托運人，憑以命令船長將承運貨物裝船的單據。
3、貨物經海關查驗入行裝船后，即由船長或大副簽收“收貨單”。收貨單是船公司簽發給托運人的表明貨物已裝妥的臨時收據。托運人憑收貨單向外輪代理公司交付運費并換取正式提單。
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