某公司在進行財務核算時，發現備件庫問題很多，通過與倉庫相關人員的交流，將存在的問題進行了歸集整理，試圖找到導致問題發生的深層次原因，規范備件庫的財務核算體系，加快備件庫周轉率、提高資金利用效率，降低備件庫的資金占用。

  存在問題

  1、貨品名稱不規范，導致財務入賬錯誤、入賬難或賬實不符;

  2、車間領用各類網是否承包無相關部門認定，造成財務無法核算;

  3、加工件，同名同型號但不同價，因入庫單或領料單無相關說明，造成財務無法準確下賬;

  4、電器類因型號較多，領料單稍有錯誤便會導致財務入賬錯誤;

  5、某些貨品是否進口(單價高)未在出入庫單上標明，財務無法準確下賬;

  6、原領用貨品不適用需調換時，未變更原領料手續，造成財務核算不準確且出現賬實不符現象;

  7、十萬噸和瓦線的毛布使用情況不分，無法記賬;

  對財務及業務影響

  1、財務入賬困難;

  2、財務核算數據不真實;

  3、財務賬實嚴重不符;

  4、賬實無法核對;

  問題及原因的分析

  備件庫財務核算出現上述問題的原因是多方面的，有財務核算本身的，如出現問題時財務跟進不及時、財務核算沒有很好的與供應入庫、倉庫保管、車間領料結合;也有整個備件管理流程不規范引起的。

  如入庫環節貨品名稱及規格型號的雜亂無章、保管環節備件標示不明確、分類不科學、貨品與財務記賬沒有保證一一對應，車間領料手續較隨便等;還有制度與執行力層面的，沒有有效可行的制度可依據、沒有很強的執行力作保障、沒有嚴格的監督體系做后盾;此外還有技術層面的，至今仍然采用手工記賬、財務核算沒有精細化、及時化。

  1、制度缺失、執行力低下

  制度是規范管理的依據、執行力是規范管理的保證，缺少了制度及執行力，我們的工作將無據可依、出現的問題不能得到及時解決，有制度但無可行性與可操作性(細則)，最終將導致制度被束之高閣。而缺乏有效的監督、激勵機制，將導致執行力低下，當問題集中暴露時公司及個人都會為此遭受損失。

  上述財務核算中出現的問題均與本項原因有關，例如“手續缺失、不完備”中的貨品名稱不規范、加工件無詳細信息、領用貨品的調換;“辦理入庫、領料手續不及時”中的已領用貨品無入庫手續、車間倉庫互打欠條現象;“工作不銜接”中的發票單位與公司核算單位不一致等等。上述一系列問題都可以通過制度的細化(或者說標準化、流程化)來解決。

  制度的缺失不僅僅是操作層面的，還有監督與激勵層面的，好的制度也要有有效的監督來保障，缺乏有效的監督，制度會淪為一紙空談。所謂的監督可以是后續環節對前道環節的復核，如財務記賬需要倉庫手續的傳遞，倉庫負有保證被傳遞手續的完整性、準確性、及時性的義務，而財務負有對手續的完整性、準確性、及時性進行監督的權利;車間負有規范填寫領料單據的義務、倉庫保管有監督領料單據是否合規的權力。還有就是公司相關部門的監督，如公司設立的考核小組，可以對整個備件流轉的程序進行監督，以確保流轉手續的完整、手續所傳遞的信息及時等等。

  有監督就要有考核，有考核就要有獎懲，只獎不懲或只懲不獎都不是好的激勵機制，只獎不懲會導致大鍋飯、平均主義，而只懲不獎又會造成員工情緒出現抵觸、工作效率與工作態度出現下降。因此，好的、有效地激勵機制應該是獎罰并用，所依據的標準要具備可行性，考核要公開、公平、公正、透明，并且及時兌現考核結果。

  2、權責不清晰、信息傳遞效率低下

  財務核算中還發現權責不清的現象，如公司對各類網采用的是廠家承包的方式核算，然而公司購進的網中，那些是承包的、那些不是承包的，供應、倉庫、車間莫衷一是，供應沒有給倉庫提供是否承包的依據、倉庫沒有對承包與非承包的網進行分別擺放、車間沒有及時反饋廠家承包網的產量，以上導致財務無法核算、無法及時核算、無法準確核算相關的成本。

  倉庫保管沒有登記數量賬，財務派駐倉庫的人員兼記數量與金額賬，如此分工導致倉庫保管不能有效的對所保管實物的數量進行控制，而財務人員由于不熟悉倉庫實物而無法準確下賬。在手工作業條件下，倉庫保管人員應該記錄所保管實物的收發存數量，而財務人員負責計算入庫及領用物資成本。倉庫保管對所經管實物負責，而財務對金額負責，如此則可避免賬實不符現象，增強倉庫保管的責任心。如果采用ERP軟件及條碼管理，可對倉庫備件進行精細化管理，簡化盤點程序，降低存貨管理成本，提高賬實相符率，提高核算準確、及時性。

  信息傳遞效率低下是手續缺失、不完備、不及時的原因。信息傳遞效率反映在傳遞時間和信息完整性上，入庫手續不及時辦理、緊急領料后沒有及時辦理領料手續、入庫單上貨品信息填寫不完整、領料單貨品名稱及規格型號填寫不完整、進口與國產備件未注明等等。這些問題在部門單獨來看都不是大問題，甚至不算問題，然而，不合格的半成品是產生次品的根本原因，財務沒有精力也不可能一一核對出現的問題，一是核對成本過高、二是人員不足、三是超越了財務本身的職責權限，而這些不起眼的小問題最終會導致財務核算的不準確、財務信息的失真。

  3、實物入庫、保管、領用與財務核算脫節

  這也是造成上述財務核算問題的原因，實物的入庫、領用是通過入庫、領料手續反映到財務上的，入庫與領用規范后，就能夠提高結存數量、結轉領用成本的準確性。

  入庫環節：第一、相關票據要及時回收，杜絕已入庫(甚至已經被領用)而相關票據遲遲不能傳遞到財務的現象;第二、入庫單內容的填寫要規范，例如貨品名稱、規格型號、單位、金額等信息要填寫清楚，對影響財務核算的重要信息要進行備注，例如是否進口(進口件與國產件隨型號相同，但價值相差過大，有必要對進口件進行精細化管理)、是否承包等;第三、調整核算單位，例如毛布，廠家開具發票單位是公斤，而公司領用時單位是“床”，這就要求入庫單要轉換核算單位，還有某些油類，入庫時以桶為單位，相同的油有大小桶之別，因此要求入庫時把核算單位轉換為公斤。

  保管環節：第一、要分貨架、分類擺放并進行明確標示，如此可方便取料、盤點，提高工作效率，降低保管、盤點成本;第二、按新舊、是否可用等劃分區域進行管理，杜絕不可用備件被重新領用而造成生產事故;第三、建立廢舊備件、長期積壓備件定期上報制度，便于管理層了解庫存信息、庫存質量、及時對廢舊及長期積壓備件進行處理，加快備件周轉速度，降低備件占壓資金，提高資金利用率。

  領用環節：第一、領料單填寫規范，例如貨品名稱、規格型號等，便于倉庫保管取料及財務核算;第二、及時補辦緊急領料手續;第三、完善備件調換手續，杜絕調換備件不辦理變更手續的不合理現象;第四、建議將ERP在合適的時候延伸至車間(部門)，車間(部門)可以隨時查詢所需備件的庫存情況，減少為防止備件庫存不足造成停機而盲目編報購買計劃的現象，降低資金占用情況;

  通過以上環節的規范，財務核算的準確性將大大提高、年度盤點將變得簡單，公司對備件的控制也將更加完善與及時。

  4、財務核算技術落后

  財務核算手段落后，至今仍采用手工方式記賬，采用手工方式記賬的弊端是顯而易見的，第一、記賬錯誤、計算錯誤;第二、不利于細化管理;第三、成本核算只能采用全月一次加權平均或個別備件采用個別計價法，成本核算不夠精確;第四、匯總分析困難，比如分析備件庫存時間、指定單價查詢備件等等。如果采用計算機技術輔助記賬，則可完全解決以上問題，并且可以通過條碼實現所有備件的獨立管理，提高工作效率、工作效果。

  上述問題所引發的其他后果

  1、存貨周轉速度低，倉庫內部隨處可見落滿灰塵的備品備件，盤點過程中還發現許多備件長時間無領用，或者還有足夠庫存但又購入的現象;

  2、資金占壓情況嚴重。

  3、對實物的管理無重點，未采用ABC管理法，對于數量少、價值大、重要性高的A類、B類物資未重點管理，沒有設定庫存上下限;

  4、倉庫空間利用率及取料效率低，倉庫備件擺放雖較整齊，但未進行系統分類，標示不很清晰。

  解決方案

  1、制定倉庫管理細則，規范業務處理流程，理順實物、單據的傳遞途徑。通過管理細則的制定，明確相關部門及員工的工作職責及工作程序、以及如何正確填寫單據;通過流程圖的制定，讓實物流轉、單據傳遞一目了然;通過制定特殊業務處理辦法，讓員工知道正確的業務處理方法、財務核算也更加嚴謹。徹底擺脫倉庫工作需言傳身教的不利局面;

  2、結合條碼、ABC管理法完善貨位管理系統?？茖W得對備件進行分類，利用條碼建立賬實的一一對應關系;通過ERP的實施，可以精確地以個別計價法對備件進行核算;通過ABC分類，找出我們需要重點關注的數量少、價值大、對生產有較大影響的備品備件，從而提高資金使用效率和存貨周轉率;

  3、建立可行、有效的監督激勵體系，提高員工工作積極性。員工思想有包袱會導致工作態度消極，工作態度的消極引起工作質量的下降，工作質量的下降可造成備件庫沉淀資金的增加，從而最終影響公司現金流。提高員工工作積極性不能僅僅揮舞鞭子和大棒，更要使其獲得經濟、精神等方面的滿足，預取之，必先予之，不但適用于客戶，也適用于員工。

  4、領導重視、部門配合、員工努力是做好工作的法寶。倉庫工作不是一個部門努力就可以做好的，他需要領導的重視，經常關注備件庫工作情況，也需要部門間的配合，倉庫中的問題通過財務核算反映出來，但其問題的解決不是財務、倉庫所能解決的，需要供應、車間(部門)的配合。

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